Integração com portais imobiliários: como ligar CRM, site e portais

Integração com portais imobiliários é o que permite cadastrar um imóvel uma única vez e vê-lo publicado em todos os lugares onde a imobiliária anuncia. Essa é a metade conhecida. A outra metade é o contato do interessado fazendo o caminho de volta até o corretor, e é nela que a maioria das operações perde lead sem perceber.

As três pontas

• O CRM é a origem. O cadastro do imóvel mora nele, e só nele.
• Os portais recebem uma cópia desse cadastro e devolvem contatos.
• O site da imobiliária recebe outra cópia, por um caminho separado, e também devolve contatos.

Portal e site não conversam entre si. Os dois dependem do CRM, e é por isso que um cadastro ruim aparece ruim em todos os lugares ao mesmo tempo.

A ida: como o imóvel chega ao portal

O CRM gera um arquivo com a carteira de imóveis no formato que cada portal exige - normalmente um XML, publicado em um endereço que o portal consulta de tempos em tempos. Cada portal tem o seu formato, as suas regras e o seu ritmo de leitura. A mecânica do arquivo está explicada em integração de imóveis por XML e API.

Na prática, quem decide o que aparece e quando são dois sistemas que não são seus: o CRM, que escolhe o que entra no arquivo, e o portal, que escolhe o que aceita e em quanto tempo publica.

O que faz um anúncio não aparecer

A integração raramente quebra inteira. O que acontece é um imóvel ou outro ficar pelo caminho, sem aviso:

• Campo obrigatório vazio. Cada portal exige um conjunto mínimo - endereço completo, área, valor, quantidade de fotos. Faltou um, o anúncio é recusado.
• Limite do plano. O contrato com o portal prevê um número de anúncios. O que passa disso fica de fora, e nem sempre é o imóvel que você escolheria deixar.
• Marcação no CRM. Em muitos sistemas é preciso indicar, imóvel por imóvel, para quais portais ele vai. Cadastro novo sem essa marcação não sai.
• Fotos. Imagem pequena demais, com marca d'água ou com telefone costuma ser barrada.
• Imóvel vendido que continua no ar. O status mudou no CRM, mas o portal ainda não leu o arquivo novo. Entre uma leitura e outra, o anúncio antigo segue recebendo contato.

A volta: para onde vai o lead do portal

Quando alguém pede informação em um portal, o contato precisa chegar ao corretor. Existem três caminhos, e qual deles está disponível depende do que o seu CRM e cada portal oferecem:

1. Integração direta. O portal entrega o contato ao CRM, já ligado ao imóvel. É o melhor cenário, e precisa existir dos dois lados.
2. Leitura de e-mail. O portal envia um e-mail e o CRM lê a caixa e cria o lead. Funciona, com algum atraso e mais chance de erro quando o portal muda o formato da mensagem.
3. Manual. O e-mail chega e alguém digita no sistema. É onde o lead se perde no fim de semana.

Vale descobrir em qual dos três cada portal da sua operação está hoje. É comum a imobiliária ter integração direta com um, e-mail com outro, e acreditar que tudo é automático.

Onde o site entra nessa história

O site lê o mesmo cadastro, mas não passa pelos portais. Isso tem duas consequências práticas.

A primeira é que manter um canal próprio não aumenta o trabalho de cadastro: o imóvel continua sendo digitado uma vez. A segunda é que o lead do site pode chegar com mais contexto do que o do portal - a página em que a pessoa estava, a busca ou a campanha que a trouxe -, desde que o CRM tenha onde receber esses dados. Essa parte está em site de imobiliária integrado ao CRM.

E há a conta de fundo: quanto do seu resultado pode depender de um canal que você não controla. Ela está em quanto custa depender só dos portais.

O que perguntar ao fornecedor do CRM

1. Com quais portais o sistema tem integração pronta, e em quais planos?
2. De quanto em quanto tempo o arquivo de cada portal é gerado de novo?
3. Existe um relatório dos imóveis recusados, com o motivo?
4. O lead de cada portal entra sozinho no CRM? Por integração ou por e-mail?
5. O lead chega ligado ao imóvel e com o portal de origem identificado?
6. Quando o imóvel muda para vendido ou alugado, em quanto tempo ele sai do arquivo?

Ao portal, pergunte o que é dele: de quanto em quanto tempo ele lê o arquivo, quais campos são obrigatórios e como o limite de anúncios do seu plano é aplicado.

Como saber se está funcionando

Uma conferência de quinze minutos por semana resolve a maior parte dos problemas antes que eles custem lead:

• Escolha cinco imóveis cadastrados nos últimos dias e procure cada um nos portais e no site.
• Escolha três vendidos ou alugados na semana e confirme que saíram de todos os lugares.
• Compare o total de imóveis ativos no CRM com o total publicado em cada portal. Diferença grande pede explicação.
• Envie um contato de teste por cada portal e veja quanto tempo ele leva para aparecer no CRM, e com quais dados.

O que cabe a cada um

A ponte entre o CRM e os portais é do fornecedor do CRM e de cada portal: quem faz o site não a controla, e desconfie de quem promete o contrário. O que cabe ao projeto do site é a outra ponte - ler o cadastro do CRM, publicar com boa apresentação e devolver o lead com origem. Quando as duas funcionam, a equipe cadastra uma vez e atende em um lugar só.

Fazemos o site da imobiliária ligado ao CRM que ela já usa, e o primeiro passo é verificar o que o sistema permite. Veja como trabalhamos com o setor.